Jak grzecznie powiedzieć mojemu współpracownikowi, że może sam wykonać tę pracę?

Cześć B, Twój zespół ma wystarczające umiejętności html, aby edytować te obiekty, więc proszę przydzielić to zadanie komuś z Twojego zespołu.

Chociaż intencje Twojego e-maila są dobre, to jest on może trochę zbyt bezpośredni i brakuje mu pewnego kontekstu.

Gdybym ja napisał taką wiadomość, zwróciłbym uwagę na to, że:

• mam własną, inną pracę do wykonania. Może coś w stylu “Jestem teraz zajęty wdrażaniem czegoś magicznego dla zespołu C”.
  
• Podkreśl, że jesteś chętny do pomocy, ale naprawdę nie możesz poświęcić czasu, aby zrobić wszystko za nich. Zamiast więc mówić “możesz to zrobić sam”, podkreśl, że naprawiłeś A i B dla nich i że wierzysz, że teraz mogą zrobić X i Y sami.
  

Ja też nie mam żadnego interesu w robieniu tego.

Nie pokazuj tego w swoich e-mailach. To jest prawdopodobnie ta część, którą ludzie nazywają snobistyczną. Twoja wiadomość powinna zawierać informację, że nie jesteś w stanie wykonać tych zadań ze względu na czas, a nie, że nie chcesz ich wykonać, ponieważ jest to nieinteresujące.

Myślę, że kolejnym problemem jest to, że twój przydział do zespołu C jest nieoficjalny. Zwróć na to uwagę swojemu przełożonemu. Wspomnij, że twoja praca dla zespołu C jest zagrożona, ponieważ zespół B prosi cię o zrobienie rzeczy, które oni mogą zrobić sami. Po prostu wyjaśnij to tak jak tutaj, że przysłali ci listę, z której tylko jedno lub dwa zadania naprawdę wymagają twojej pomocy, ale oczekują, że zrobisz wszystko.

Tylko wtedy, gdy twój menadżer wie, a zespół B kontynuuje swoje zachowanie, prosząc o więcej twojego czasu niż jest to konieczne, możesz również zastosować pasywno-agresywne podejście, polegające na dołączeniu do swojego menadżera do grzecznych e-maili. To stworzy zapis dla Twojego menedżera, który pokaże, jak często to się dzieje i może sprowokować go do rozmowy z menedżerem zespołu B. Pokaże to również zespołowi B, że poważnie podchodzisz do tego, że nie masz czasu, aby pomagać im w każdej drobnostce.

Po pierwsze, ważne jest, aby zauważyć, że komunikacja wydaje się być na bardzo niskim poziomie dla zespołu B/samego siebie. Samo otrzymanie listy zadań bez wcześniejszej dyskusji, spowodowało, że zespół ten przegapił już etap, w którym omawia z Tobą swoje potrzeby i uzgadnia, jakie zadania możesz podjąć, a jakie mogą wykonać sami. Jest to kwestia długoterminowa, której należy się przyjrzeć, ponieważ wyeliminuje ona wiele problemów występujących w tym przypadku._

Problemem, jaki Zespół B prawdopodobnie weźmie pod uwagę, jest to, że Twój e-mail uchyla się od odpowiedzialności za zadania - i brzmi tak, jakbyś nie był skłonny do wniesienia wkładu wykraczającego poza dokładne określenie Twojej roli. Co więcej, twierdzenie, że oni już mają te umiejętności sugeruje, że robią to z lenistwa. Prawdopodobnie robią to, ponieważ widzą, że jest to obszar, który nadal należy do Ciebie.

Chociaż nie powinieneś przyjmować ich pracy, aby ich udobruchać - ma to oczywisty wpływ na Twoją zdolność do wykonywania swoich głównych obowiązków - musisz popracować nad procesem przekazywania obowiązków, aby wprowadzić ich na wyższy poziom.

Zalecam, abyś odpowiedział z rozbiciem tego, co jest wymagane dla każdego z zadań, które ci powierzyli (co powinno być normalne przy szacowaniu czasu potrzebnego do wykonania tego zadania). W przypadku zadań, z którymi się nie zgadzasz, powinieneś zasugerować, że bardziej sensowne będzie wzięcie przez nich odpowiedzialności - ale że będziesz ich w tym wspierać.

Na przykład:

Jeśli chodzi o [Zadanie], myślę, że powinno być możliwe do zrealizowania przy użyciu istniejących funkcji w [Systemie]. Chętnie przyjdę i pomogę, ale w przyszłości myślę, że te zmiany będą łatwiejsze do wprowadzenia bezpośrednio z twojej strony. Jeśli chciałbyś, abym pokazał Ci jak to zrobić, lub masz jakieś pytania na ten temat - daj mi znać, a będziemy mogli wygospodarować trochę czasu, aby wspólnie nad tym popracować.

Najważniejsze jest to, że nie zostawiasz ich na pastwę losu, ale też nie podejmujesz się tego zadania jako długoterminowego zobowiązania. Celem jest przekazanie tych zadań zespołowi B, wspieranie ich w tym i pokazanie, że choć ci na tym zależy, będzie im łatwiej, jeśli będą mogli wprowadzić zmiany bezpośrednio.

(Uwaga: większość ludzi woli być w stanie wykonać pracę samodzielnie; rzadko kiedy ludzie wysyłają zadania, ponieważ po prostu nie chcą tego robić).

Od tego właśnie są menedżerowie. To jest ich zadanie.

Jeśli jest jakieś zadanie, które Twoim zdaniem nie powinno znaleźć się na Twojej liście, porozmawiaj ze swoim menedżerem. Tylko z własnym menedżerem. Rób to, co mówi ci twój własny menedżer. Tylko on może ustalić Twoje priorytety.

Aby nie marnować czasu swojego menedżera, rozmawiaj raczej o rodzajach zadań niż o konkretnych zadaniach. Bądź również gotowy do odpowiedzi na pytania o to, ile czasu zużywasz na te zadania.

Możliwe, że Twój menedżer powie “Po prostu to zrób”, a wtedy to zrobisz. Może też powiedzieć “Nie rób tego”, a wtedy tego nie zrobisz.

To, co myślą inni menedżerowie lub pracownicy nie ma znaczenia. Po prostu powiedz “Według [Mój kierownik], to nie jest moje zadanie. Porozmawiaj z nimi.” Powtarzaj “Porozmawiaj z nimi, nie ze mną” tyle razy, ile to konieczne.

Wydaje mi się, że problem polega na tym, że twoja odpowiedź jest zbyt “osobista”.

Kiedy mówisz….

“twój zespół ma wystarczające umiejętności html, aby edytować te obiekty, więc proszę przydzielić to zadanie komuś z twojego zespołu”.

…. brzmi to tak, jakbyś uważał, że ta praca jest poniżej twoich możliwości i że powinni to zrobić tylko dlatego, że mogą. Kiedy się nad tym zastanowić, prezes firmy z listy Fortune 500 może wynieść śmieci, ale nie musi. Ta odpowiedź spotyka się z argumentami, ponieważ wydaje się, że chodzi o to, czego ty osobiście nie chcesz robić.

Jeśli zadanie zdecydowanie nie należy do obowiązków Twojego zespołu, to zamiast tego spróbuj czegoś w stylu:

Przykro mi, to zadanie nie leży w kompetencjach tego zespołu.

Nie mogą się z tym racjonalnie spierać. Nie mówisz, że nie chcesz tego zrobić, mówisz, że firma nie oczekuje, że to zrobisz.

Dla jasności, nie sugeruję, że powinieneś być zdystansowany lub bezosobowy przez cały czas, po prostu w takich przypadkach jak ten, gdzie biznesowa odpowiedź odpowiada na pytanie raz na zawsze, nie dając miejsca na krytykę.

Przede wszystkim powinieneś wyjaśnić ze swoim i ich menedżerem, kto jest oficjalnie odpowiedzialny za łatwiejsze zadania. I jeśli to możliwe, zakomunikuj to obu zespołom.

W tej chwili jest oczywiste, że rzeczy, których zespół B nie może zrobić, muszą być zrobione przez zespół A (lub kogokolwiek, kto faktycznie MOŻE to zrobić). Ale wydaje się, że nie jest jasne dla wszystkich, kto powinien robić łatwiejsze rzeczy. Jasne, że MOGĄ to zrobić, ale dlaczego powinni?

Jeśli obaj zostaniecie poinformowani, że drużyna B powinna to zrobić, możesz od tego momentu po prostu zaznaczyć, że jest to ich odpowiedzialność i że byłbyś “wdzięczny”, gdyby oni również przestrzegali tej umowy.

Jeśli prośba zostanie zignorowana i będziecie musieli sami ustalić, kto co powinien zrobić, sprawa staje się nieco bardziej skomplikowana. Wtedy mógłbyś powiedzieć coś w stylu:

Cześć B,

Przykro mi, ale teraz, kiedy jestem w drużynie C (czy oni o tym wiedzą?), mam dużo innej pracy do wykonania, która ma dla mnie pierwszeństwo. Ponieważ widziałem, że nie jesteś w stanie zrobić x, starałem się wygospodarować trochę czasu, aby się tym zająć, ale naprawdę nie mam czasu, aby zająć się wszystkimi innymi pozycjami na tej liście. Mam nadzieję, że znajdziesz kogoś w zespole A, kto znajdzie czas, aby zrobić resztę.

Kind regards,

Nie ma potrzeby, aby wyraźnie powiedzieć, że “mogą” zrobić resztę. Jest to już domyślne poprzez stwierdzenie, że zrobiłeś x, ponieważ nie mogą zrobić tej części. Daje to również jasno do zrozumienia, że jeśli nadal będą chcieli zepchnąć to na ciebie, będą musieli jakoś przekonać cię, że to powinno mieć pierwszeństwo, w którym to momencie możesz przekierować to do swojego/ich menedżera, aby zapobiec wewnętrznym sporom.

Po pytaniach uzupełniających w sekcji komentarza do pytania o wyjaśnienia:

• Jesteś “upoważniony” do “kilku godzin” w tygodniu pomiędzy “Twoim” menedżerem a “Ich” menedżerem
• Zadania A,B na liście mieszczą się w przydzielonych ramach czasowych (tak jak przebiegały poprzednie przebiegi)….
  
• Zadania C,D,…,Z na liście NIE mieszczą się w wyznaczonym czasie.
• Ta lista i zadania są w projekcie Amal…
• Masz produkty w ramach przydzielonego czasu w projekcie Breadbasket i projekcie Cornucopia.

Klucz do Twojej odpowiedzi znajduje się w informacjach zamieszczonych powyżej.

Dziękuję, że poprosiłeś o moją pomoc w projekcie Amal. Zawsze jestem bardziej niż szczęśliwy, aby pomóc.

W związku z tym, będę pracował nad zadaniami A i B, co pozwoli Tobie i Twojemu zespołowi kontynuować zadania od C do Z.

Tak bardzo jak chciałbym pomóc w zadaniach od C do Z, mój obecny harmonogram - ułożony przez menedżera Johna i menedżer Jane - nie daje mi takiej możliwości. Projekty Breadbasket i Cornucopia są moimi priorytetami po wykonaniu zadań A i B.

Jeśli wrócą z kolejnymi pytaniami na temat “Dlaczego nie możesz zrobić zadań od C do Z?”, odpowiedź jest prosta:

Niestety, nie mogę w tej chwili pomóc w realizacji tej prośby. Mój menedżer John przydzielił mi w tym tygodniu 2 godziny na projekt Amal w koordynacji z twoją menedżer Jane. Każdy kolejny czas poświęcony projektowi Amal będzie miał wpływ na ramy czasowe Breakbasket i Cornucopia.

Jeśli jesteś z tego niezadowolony, proszę, aby nasi menedżerowie pracowali razem nad harmonogramem bardziej sprzyjającym potrzebom firmy.

Osobiście, nie miałbym żadnych problemów z byciem bardziej szczerym (przekroczę przydzielony mi czas z tymi dodatkowymi zadaniami i John będzie musiał autoryzować więcej czasu), ale czasami trzeba tańczyć wokół tematu, aby nie urazić wrażliwości.

Uwaga poboczna/Punkty do dyskusji :

Nie czułbym się źle mówiąc “Jestem na to za dobry” - w nie tych dokładnych słowach.

Jestem programistą, któremu płacą $x/godzinę. Inne zadania w firmie są wykonywane przez osoby, którym płaci się od ½ do 1/3 tej stawki - lub mniej.

Czy mogę ręcznie kodować HTML, CSS, naprawiać problemy z drukarkami, rozwiązywać problemy z wirusami, itp? Oczywiście (nie wszyscy programiści to potrafią)… ale mam pełne zadania i terminy. Firma może również zapłacić ułamek tego, co ja kosztować naprawić html i drukarek. Mają również młodszych programistów, którzy są opłacani mniej z tych samych powodów.

Nie jestem “zbyt dobry”, aby to zrobić… ale jestem bardziej wartościowy gdzie indziej.

Pomiędzy tymi dwoma stwierdzeniami jest cienka linia.

W mojej ostatniej pracy, byłem bardziej niż chętny do naprawiania drukarek i usuwania błędów w zepsutych komputerach, kiedy nasz technik komputerowy został zwolniony… ale to sprawiło, że zostałem w tyle za innymi programistami - co uczyniło mnie mniej wartościowym na dłuższą metę - i wpłynęło to na wszystkie nasze produkty gdzie indziej.

W razie potrzeby możesz “zrzucić to” na zadania niższego poziomu. Możesz również powiedzieć “To zła inwestycja w zasoby firmy”. Są odpowiednie momenty na oba stwierdzenia.

Osobiście? Podniósłbym te kwestie do kierownictwa (mam 10 lat doświadczenia i dostaję pensję x… czy nie wolałbyś, aby absolwent college'u, który dostaje pensję x/3 zajął się tymi zadaniami?).

To do nich należy decyzja, czy jesteś tam tego wart, czy nie.

W mojej własnej firmie powiedziałbym po prostu, że mają możliwość zrobienia tego sami i że jestem dostępny, aby pokazać im jak, jeśli nie znają kroków.

Na ogół to wystarczy. Nie musisz wspominać, że jesteś zbyt zajęty. Powinni załapać o co chodzi. Jeśli będą się upierać, po prostu powiedz im, że funkcja została zaprojektowana tak, aby mogli ją sami edytować. Wynika z tego, że mogą i powinni sami ją edytować. Nie dawaj tego zadania innym, a zwłaszcza nie tobie, chyba że twój przełożony to zatwierdzi.

Napisałbym coś w stylu:

Cześć A,

Uważam, że B,C,D i E mogą być zarządzane przez Twój zespół. Narzędzia powinny być dostępne i proste w użyciu. Jeśli nie jesteś z nimi zaznajomiony, mogę przyjść dziś później i pokazać Twojemu zespołowi, jak z nich korzystać. Będę pracował nad F tak szybko, jak to możliwe, ponieważ nie jest on objęty dostępnym zestawem narzędzi.

Best Regards, G

Po prostu bardzo ładnie i radośnie ćwierkaj, że jesteś bardziej niż szczęśliwy, aby im pomóc!

Jednakże, (teraz robisz smutną minę godną Oscara) masz kilka rzeczy, które muszą zostać zrobione (nie masz obowiązku dzielić się tym, co musi zostać zrobione, chyba że jest to (oczywiście) twój kierownik).

Nie przestawaj wyglądać na smutnego, dopóki nie wyjdą z twojego boksu, a następnie wrzuć ich akta na swoją (tajną) stertę odrzutów i pozwól im tam siedzieć, aż zgniją… w końcu twoi menedżerowie prawie ze sobą nie rozmawiają, a twój menedżer prawdopodobnie da ci awans, ponieważ uczyniłeś jego priorytety swoimi.

Kiedy przyjdą do twojego boksu krzycząc, że nie dotrzymali terminu, bo nie pomogłeś im “osiągnąć ich wzniosłych celów”. Odegrasz swoją zrozpaczoną rolę i poinformujesz ich, że jesteś zawalony robotą i że następnym razem postarasz się bardziej (nie!).

Po pewnym czasie zyskasz reputację kogoś o wysokich ideałach i dobrych intencjach (prawie gotowy do świętości), ale po prostu zbyt zajęty, aby komukolwiek pomóc. >:)