Jak taktownie napisać, że czyjaś odpowiedź nie jest prawdziwą odpowiedzią na Twoje pytanie?

Komunikacja dotyczy dwóch osób. Zamiast wypowiadać się na temat drugiej osoby, wypowiedz się na swój temat. Na przykład:

Wygląda na to, że nie wyraziłem się wystarczająco jasno, przepraszam. Moje pytanie brzmi: (najprostsze podsumowanie, jakie możesz wymyślić). Czy wiesz / czy masz te informacje / czy możesz pomóc?

Moja praca wiąże się z dużą ilością komunikacji pisemnej. Nawet jeśli podejrzewam, że druga osoba robi uniki (nie jest zdezorientowana), osiągam lepsze wyniki, gdy stosuję to podejście i nie mówię nic, co brzmi jak oskarżenie. Poza tym, to może być prawda - zawsze myślimy, że wyrażamy się jasno i zakładamy, że druga osoba doskonale rozumie, ale nie zawsze tak jest. (Zobacz Złudzenie przejrzystości dla szczegółów badań.) Daj korzyść z wątpliwości, lub przynajmniej sprawiaj pozory dawania korzyści z wątpliwości.

Wszystkie sugestie Moniki są bardzo dobre, ale mógłbyś również rozważyć sformułowanie swojej odpowiedzi w ten sposób:

Przykro mi, ale nie jestem pewien, czy w pełni rozumiem. (a następnie przeformułuj swoje pytanie w inny sposób)

Formułując odpowiedź w ten sposób, unikasz oskarżycielskiego tonu swojego pierwotnego pytania (“Twoja odpowiedź nie była wystarczająco dobra”), a także unikasz poniżających konotacji (“Najwyraźniej nie zrozumiałeś mojego pytania, więc powtórzę je bardziej prosto dla ciebie”). Sformułowanie tego w ten sposób raczej zrzuca winę za nieporozumienie na siebie i daje drugiej osobie szansę na przedstawienie większej ilości szczegółów.

Ach, dziękuję za wyjaśnienie związku między A i Z!

Czy może Pan również wyjaśnić Q? Aby powtórzyć kluczowy punkt z mojego wcześniejszego (dość długiego) e-maila:

Jak dokładnie Q integruje się z Z, aby zapewnić X? I ile P mogę oczekiwać od Q z powodu Z?

Nie ma nic złego w powtórzeniu swojego pytania. Pamiętaj tylko, aby przyznać się do informacji, które ci dali, nawet jeśli nie były one tym, czego chciałeś.

Potwierdzenie jest kluczem. Kiedy potwierdzisz pierwszy, nie będą oni zdenerwowani lub urażeni.

Nawet jeśli nie potrafisz zrozumieć odpowiedzi, nadal możesz potwierdzić fakt, że na nią zareagowali. Na przykład:

Cześć B,

Dzięki za szybką odpowiedź. Przykro mi, ale nie bardzo rozumiem, co mówisz mi o F. Czy jest to w jakiś sposób powiązane z Q?

To, co chciałbym wiedzieć, to jak działa Q. Dokładniej, moje pytanie brzmi:

Jak dokładnie Q integruje się z Z, aby zapewnić X? I ile P mogę oczekiwać od Q z powodu Z?

Po prostu grzecznie powtórz pytanie. W rzeczywistości działa to lepiej, jeśli powtórzysz dokładne pytanie niż cokolwiek innego, oczywiście pod warunkiem, że sformułujesz swoje pytanie jasno i zwięźle w pierwszej kolejności.

(Wiem, że jest to niezwykła sugestia, aby powtórzyć dokładne pytanie zamiast je zmieniać; wszystko, co mam do powiedzenia, to: spróbuj. Prawdopodobnie będziesz zaskoczony. Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale uważnie obserwowałem wyniki i mówię z doświadczenia, a nie intuicji).

Zauważ, że trochę się tutaj domyślam, ponieważ ta odpowiedź nie odnosi się konkretnie do kontekstu unitedkingdom . Co więcej, zakładam sytuację, w której zarówno pytany, jak i pytający w pewnym sensie nie działają przeciwko sobie - tj. Pytany ma przynajmniej styczny interes w pomaganiu pytającemu, zamiast po prostu pozbyć się problemu z drogi.

Jak taktownie napisać, że czyjaś odpowiedź nie jest prawdziwą odpowiedzią na twoje pytanie?

Nie robisz tego.

Twoim celem jest uzyskanie odpowiedzi na Twoje pytanie. Nie jest to oskarżanie osoby udzielającej odpowiedzi o cokolwiek.

Po prostu pytasz ponownie, inaczej formułując pytanie. Dla pytanego nie ma różnicy, czy z twojego punktu widzenia powtarzasz oryginalne pytanie. W większości kontekstów, jest całkowicie akceptowalne, aby dać im odczuć, że robisz jedną z poniższych rzeczy:

• Zadawanie nowego, uzupełniającego pytania.
• Wyraźne zapytanie o specjalny przypadek, który nie został opisany w oryginalnym pytaniu i odpowiedzi.
• Krytyczny komentarz do odpowiedzi i ewentualne wskazanie błędu rzeczowego, który wymaga poprawionej odpowiedzi.

Jeśli pytany zorientuje się, że tak naprawdę powtarzasz pytanie innymi słowami - w porządku. Będą zadowoleni, że nie zrobiłeś z tego problemu (co, powiedziałbym, liczy się jako taktowne zachowanie). Jeśli tego nie zrobią - równie dobrze. Nie będą czuli się zakłopotani i być może następnym razem udzielą bardziej pasującej odpowiedzi, na wypadek gdyby dopiero wtedy zdali sobie sprawę z oczekiwanego poziomu szczegółowości/obejmowania pewnych aspektów/etc. kiedy zadajesz pytania.

Obecne odpowiedzi obejmują szereg różnych użytecznych podejść. To, które weźmiesz, zależy od kontekstu i preferowanego wyniku.

Dzięki za informacje na temat [niewłaściwy temat]. To świetny punkt odniesienia dla [ogólne informacje o firmie/podejście do jakiegoś problemu lub cokolwiek prawdziwego]

[Powtórz swoje pytanie] Chciałem uzyskać informacje na [właściwy temat]. [Podaj przykład rodzaju informacji, których szukasz] Być może nie używam właściwego terminu. Może [właściwy synonim 1] lub [właściwy synonim 2] byłby lepszy. Który z nich byś zasugerował?

Jeśli masz przyjazne stosunki z tą osobą, to odrobina humoru może często złagodzić ból.

Czasami jestem idiotą, kiedy wysyłam e-maile w pośpiechu :( Muszę pamiętać, żeby przestać to robić.

Większość ludzi akceptuje fakt, że komunikacja może być trudna. Bądź otwarty i uprzejmy w interakcji. Najlepszą miarą dla mnie jest to, jak zareagowałbym, gdyby ten e-mail został wysłany do mojego partnera. Jeśli byś to zaakceptował, wtedy ton jest odpowiedni.