Jak mogę powiedzieć mojemu koledze z zespołu, aby przestał odpowiadać na maile, które nie są do niego zaadresowane?

Skoro jesteś pewien, że nie jest to jakiś automatyczny skrypt z nieoficjalnym powiadomieniem działającym w trybie haywire, prawdopodobnie powinieneś zamienić słowo z daną osobą. Nie mów tak, jak się denerwujesz (mimo że jesteś), bo to może się wydawać niezamierzenie obraźliwe.

Proponuję coś takiego, zaadresowanego tylko do samego deva i do niego:

Doceniam twój wysiłek informowania mnie o nieobecnościach, ale wiem, że nikogo nie ma w tej chwili i nie oczekuję natychmiastowej odpowiedzi. Wysyłam te e-maile w tym czasie ze względu na różnice w strefie czasowej, a odpowiedź po ponownym pojawieniu się X w biurze jest całkowicie akceptowalna.

Proszę założyć na przyszłość, że znam godziny pracy biura X.

Key points to look out for:

• Informative
• Not accusatory
• Appreciative of what they might percepve as a sincere effort

Your objective is to make the developer realize that there are better uses of his time, not to make him feel bad for trying to help (I’m assuming he’s trying to help here and you should too - no reason to assume bad faith without any inclination that bad faith is at play)

Czy to możliwe, że Twój klient ma jakąś szaloną rzecz ustawioną w miejscu, w którym otrzymuje alerty na swój służbowy e-mail w godzinach wolnych od pracy? A może ten konkretny dev jest “dyżurny” w sytuacjach awaryjnych i tym samym otrzymuje alerty na e-maile do pracy w czasie wolnym od pracy? Jeśli tak, to widziałem, jak go to wkurzyło. W przeciwnym razie jego zachowanie jest w najlepszym razie mylące.

Aby ustalić, co się dzieje, prawdopodobnie najlepiej jest wysłać wiadomość specjalnie do urządzenia dev, które odpowiada na Ciebie. Na przykład, coś takiego:

Hi Dev,

Zauważyłem, że odpowiadasz na maile, które wysłałem do X poza godzinami pracy X. Biorąc pod uwagę różnicę w strefie czasowej, zdaję sobie sprawę, że X nie będzie dostępny, aby odpowiedzieć na e-maile, więc nie spodziewałem się natychmiastowej odpowiedzi. Właśnie wysyłałem e-maile w moich własnych godzinach pracy i nie spodziewałem się, że X odpowie na nie, dopóki nie rozpoczną się ich godziny pracy.

Czy otrzymywanie e-maili na ten adres przeszkadza Ci poza godzinami pracy? Jeśli tak, to czy mogę użyć innego adresu, który nie będzie Ci przeszkadzał lub czy muszę zaplanować wysyłanie e-maili dopiero na początku Twojego dnia pracy?

Dzięki, You

W ten sposób możesz:

• Upewnij się, że Dev jest świadomy, że nie oczekujesz odpowiedzi poza godzinami pracy i dlatego jego odpowiedzi przed przyjazdem X-a do pracy nie są dla Ciebie konieczne, jeśli tak mu się wydawało.

• Unikaj oskarżania Deva o celowe denerwowanie.

• Dowiedz się, czy Twoje e-maile powodują jakąś niezamierzoną irytację Deva (np. alerty do konta Deva mają być monitorowane poza godzinami pracy), a jeśli tak, to w jaki sposób możesz znaleźć kompromis, który będzie działał dla Was obu.

To nie odnosi się do przyczyny maili, ale jako obejście, można użyć harmonogramu e-mail jak Boomerang dla Gmail . Pozwoliłoby to tylko na wysyłanie e-maili w czasie ich godzin pracy (chociaż może to zmylić klienta, dając mu wrażenie, że pracujesz w tym samym czasie, co oni).

Często pracuję w ogromnych (10 + godzina) różnicach strefy czasowej i powiedziano mi w przeszłości, aby nie wysyłać e-maili w określonych godzinach, więc szukałem oprogramowania, aby móc “wysłać” e-mail, ale wysyłanie będzie opóźnione do planowanego czasu.

EDIT Dlaczego używać oprogramowania do planowania zamiast angażować się bezpośrednio z osobą

Ponieważ jesteś nowy w projekcie, jesteś pewien, że nie jest to tylko sposób, w jaki projekt jest prowadzony? Mówisz, że jesteś zirytowany przez e-maile, ale byłbym zirytowany, gdybym był klientem i miał ułożone rzeczy w pewien sposób, a potem przyszedł nowy wykonawca i zaczął mówić innym ludziom, co robić.

Więc jak powiedziałeś, masz możliwość, aby przejść przez własne poczucie irytacji lub próbuje napisać taktowny e-mail, aby dowiedzieć się, co się dzieje. W moim własnym życiu odkryłem, że jeśli jest coś, co mogę zrobić, aby rozwiązać problem samemu (zaplanować moje maile w innym czasie), to jest to łatwiejsze niż potencjalnie denerwujące innych ludzi, którzy mogą już pracować w sposób, który im się podoba.

Jeśli miałbyś zamiar napisać e-maila, nie powiedziałbym tej osobie, żeby przestała odpowiadać na twoje maile, jak sugerują niektóre z innych odpowiedzi (to nie twoim zadaniem jest mówić innym, jak mają wykonywać swoją pracę, chyba że to ty jesteś kierownikiem projektu); zamiast tego, przepraszam za wysyłanie emaili poza godzinami pracy i pytam, czy woleliby, żebyś wysyłał emaile tylko w ich godzinach pracy… Ale z drugiej strony, skoro ta osoba odpowiada Ci poza godzinami pracy mówiąc “wysłałeś emaila poza godzinami pracy, więc proszę poczekać”, to czuję się bezpiecznie zakładając, że nie chce mieć emaili poza godzinami pracy, dlatego też poszedłbym z Boomerangiem lub podobnym rozwiązaniem.

Możesz nie być w stanie zapobiec takiemu zachowaniu, ponieważ może ono być wynikiem niezdrowej kultury biurowej u klientów końcowych. Jak mówisz, pracujesz znacznie poza ich zwykłymi godzinami pracy, ale dostajesz odpowiedzi od kogoś zaangażowanego w łańcuchu.

Istotą wiadomości, którą dostajesz jest “ Pracuję też”. Jest to deklaracja dla kogoś innego, kto również otrzymuje ten e-mail, że ta osoba pracuje, kiedy może robić coś osobistego. Skutecznie ta osoba angażuje się w konkurencyjne godziny pracy.

Niestety ponieważ ten email nie jest tak naprawdę skierowany do Ciebie, ale w rzeczywistości jest skierowany do kogoś innego, może być trudno temu zapobiec.

Najskuteczniejszym sposobem byłoby prawdopodobnie skierowanie tego bezpośrednio do kolegi z zespołu. Podobnie jak rozwiązanie wielu problemów: bądź o tym jasny i rozmawiaj o tym.

Jak dotąd, to, czego próbowałeś, to bicie w krzak, w nadziei, że ich nie wyzwoli, ale nie wydaje się to działać.

Więc następnym razem, gdy otrzymasz taką odpowiedź, możesz grzecznie odpowiedzieć, że jesteś świadomy, że wysyłasz ją o tej porze ze względu na godziny pracy, i (co najważniejsze), że nie jest ona pilna, więc może poczekać do rana.

Jako alternatywę, która odbierałaby Ci powód do odpowiedzi, mógłbyś również rozpocząć swój e-mail od wiadomości, że wiesz, że nie ma ich w tym czasie w biurze, i że nie potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi. Powinna ona dotrzeć do Twojego kolegi z zespołu, ale może wyglądać dziwnie dla faktycznego odbiorcy.

Dzieje się tak cały czas, gdy zespoły są rozmieszczone na całym świecie. Osobiście używam dwóch funkcji, aby nie przeszkadzać komuś w środku nocy.

Opcja opóźnionej dostawy w Outlooku. Minusem jest to, że Twoje urządzenie musi być włączone przez cały czas, aby doszło do dostawy. Nie zawsze tak jest w przypadku laptopów i użytkowników mobilnych.

Boomerang dla Gmaila. Jest to rozwiązanie oparte na płatnym abonamencie, które umożliwia sporządzenie szkicu wiadomości e-mail i dostarczenie jej w wyznaczonym terminie. Działa w trybie offline, więc rozwiązuje problem opóźnień w dostawie Outlooka.

Możesz korzystać z usług innego dostawcy poczty, więc poszukaj czegoś kompatybilnego z tym rozwiązaniem. Rozważ również sugestię, że jakiś użytkownik mógł zaktualizować wątek emaila przed jego dostarczeniem i może on być nieaktualny do tego czasu.

Edit 1:

Zakładam, że są tylko dwie strefy czasowe. Będąc częścią zespołów, w które zaangażowane są dwie lub więcej stref czasowych, staramy się omówić te strefy z innymi członkami. Jeśli są okresowe połączenia konferencyjne, proponuję przedyskutować to ze wszystkimi zainteresowanymi stronami. Jest to szczególnie pomocne, gdy zaangażowane są więcej niż dwie strefy czasowe. Rozmowy konferencyjne są najlepszym miejscem do przedyskutowania tej kwestii, ponieważ wszyscy zaangażowani w projekt dowiadują się o instrukcjach, które otrzymujesz.

Niewiele z rad ma być stanowczych i odpowiedzieć, że jesteś świadomy tego faktu. Częściowo zgadzam się z tymi radami, ale staram się nie pocierać ich o twarz. Raczej poproś o sugestię, zaznaczając każdego, kto przedwcześnie odpowiedział na coś w poniższych linijkach :

Cześć, jestem świadomy strefy czasowej klienta. Czy możesz poradzić, jaki jest najlepszy czas dotarcia do klienta?

Powodem, dla którego warto poprosić o radę jest fakt, że jesteś najnowszym uczestnikiem projektu, a projekty raz rozpoczęte szybko budują swoją własną subkulturę. Dlatego też bycie częścią tej subkultury raczej pomoże niż stanie się silną stroną kogoś, kto będzie odpowiadał na Twoje e-maile.

Rada będzie albo odpowiadać w Twojej strefie czasowej, albo honorować strefę czasową klienta. Jeśli później, użyć harmonogramu e-mail, jak opisano na początku. Jeśli później, ciesz się swoją nowo znalezioną swobodą :)

Edit 2:

Przykład podkulturowy :

• Osoby oznaczone w CC nie otrzymują powiadomień w czasie wolnym od pracy.
• Emaile są zaplanowane zgodnie ze strefą czasową odbiorców w TO
• Jeśli wielu odbiorców ma wiele stref czasowych, emaile są zaplanowane z priorytetem dla odbiorcy z najwcześniejszą strefą czasową.