Czy dodanie "daj mi znać, jeśli coś jest niejasne" do e-maila jest naprawdę konieczne, czy też jest zbędne?

Czy dodanie tak oczywistego zdania jest konieczne?

Tak. Jak wskazał @Kozaky w ostatnim akapicie swojej odpowiedzi, jest to duża część bycia przyjaznym i uspokajającym. Zgadzam się z tym w 100%. Rozwiń trochę.

Jako nauczyciel (z uczniami) i właściciel firmy (z kolegami), zawsze dodaję ostatnie zdanie w linii “powiedz mi czy potrzebujesz wyjaśnienia czy czegoś innego.”

Chińskie przysłowie, często cytowane przez A. Einstein, mówi:

Ten, kto zadaje pytanie, jest głupcem przez pięć minut.

Ten, kto nie zadaje pytania, pozostaje głupcem na zawsze.

Wiele razy, ludzie będą się bali wyglądać jak głupiec. Dodanie takiego zdania na końcu otwiera im drzwi, więc mogą o coś zapytać, nie czując się dziwnie ani głupio. Pomaga to również w wyjaśnianiu spraw.

Jako nauczycielka potrzebowałam kilku lat, aby zdać sobie sprawę, że nie to, co mówisz, jest ważniejsze, ale to, jak ludzie to rozumieją i jak to mówisz. Od tego czasu, zawsze kończyłam każdy kurs lub spotkanie z tym przyjacielskim przypomnieniem i nigdy nie napotykałam na żaden problem.

Pytasz też “ Któż by nie chciał?”. Wielu ludzi. Ponieważ są zbyt nieśmiali, nie mają zaufania itp. Dodanie zdania im pomaga. I nigdy nie wiesz do końca, z kim rozmawiasz /piszesz.

Osobiście, dodaję “Daj mi znać, jeśli coś jest niejasne”, kiedy martwię się, że jestem niejasna!

Pomysł polega na tym, aby zdjąć stres, prosząc mnie o pomoc. Używam tego, by znaczyć: “Jeśli jest coś, czego nie rozumiesz, to prawdopodobnie moja wina, że źle to wytłumaczyłam. Nie czuj się głupio. Nie przejmuj się pytaniem, bo myślisz, że to sprawi, że będziesz wyglądał głupio. Po prostu zapytaj._”

Naturalnie, jeśli nie jestem pewna czegoś, to zawsze będę _prosić o wyjaśnienie.

Gratulacje z powodu bycia dobrze zaokrągloną osobą z dobrymi umiejętnościami społecznymi. Nie wszyscy są tacy sami jak ty. I hate asking for help / clarification. To sprawia, że czuję się głupio. Sprawia, że martwię się, że inni ludzie uważają mnie za głupią. Kiedy ktoś daje mi znać, że proszenie o pomoc jest w porządku, to sprawia, że jest mi o wiele łatwiej.

Moje pytanie jest więc następujące: czy dodanie tak oczywistego zdania jest konieczne?

Nie, nie zawsze jest konieczne if you know the recipients either (a) are very likely to understand without needing clarification, or (b) will not be “afraid” to ask if they do need clarification. Pracowałem przez 15+ lat z tym samym rdzeniem zespołu programistów i prawie nigdy nie użyłbym z nimi tego typu zwrotów, ponieważ prawie wiedziałem [zakres] tego, co oni wiedzieli, i że zapytają w razie potrzeby. Jeśli jednak pisałem do szerszego grona odbiorców, lub włączając w to nowszych członków zespołu (o czyjej wiedzy, lub ich pewności siebie, aby poprosić o wyjaśnienia, nie byłem pewien), to would dołączyć tego typu zdanie.

[…] biorąc pod uwagę, że wiesz, że ktoś na pewno jest w stanie zrobić to, o co go pytasz, a biorąc pod uwagę, że jasno określasz, czego chcesz, czy dodanie takiej linii do e-maila jest konieczne? Powodem, dla którego pytam jest to, że czasami wydaje się to protekcjonalne - jestem pewien, że w większości przypadków tak nie jest, ale mimo to czasami się to zdarza.

Jak słusznie Pan zakłada, praktycznie we wszystkich przypadkach nie ma to być protekcjonalne… więc dlaczego to robią?

Siła nawyku

Dla wielu ludzi będzie to po prostu nawyk. Inne odpowiedzi opisują, jak używanie tego typu sformułowania “obniża barierę” dla odbiorców, którzy w przeciwnym razie mogliby nie szukać wyjaśnienia, kiedy jest potrzebna. Niektórzy autorzy emaili po prostu zaadoptowali takie wyrażenie i dodali je automatycznie, nie zastanawiając się, czy jest ono naprawdę potrzebne dla specyficznych odbiorców specyficznego emaila.

Może trochę leniwe, ale nie protekcjonalne.

Lepiej bezpieczny niż przepraszam

Dla tych autorów emaili, którzy do myślą o tym, czy takie zwroty są konieczne, muszą być w miarę pewni either, że nie potrzebujesz wyjaśnień, lub że nie będziesz się bał zapytać, czy to robisz.

Powinienem dodać, że pracowałem z tymi samymi kolegami, którzy prosili mnie o różne rzeczy od kilku miesięcy, więc nie jesteśmy obcy

Powiedziałbym, że “several months” to nie jest _to długi czas…

_Możesz wiedzieć, że znasz materiał, ale potrzeba pewnej ilości czasu, aby inni byli pewni siebie w swojej ocenie Twojego poziomu wiedzy.

Zawsze proszę o wyjaśnienie, jeśli nie jestem pewna czegoś

To wspaniale, że jesteś wystarczająco pewna siebie, aby szukać wyjaśnienia w razie potrzeby. Jakkolwiek, znowu gdy inni odpowiedzi wspominali, dużo ludzi, either ponieważ są schodzący w dół korporacyjna drabina, ja jest właśnie ich naturą, lub z powodu norm kulturowych, will być niechętny pytać o wyjaśnienie.

Ponownie, chociaż you wiesz, że chcesz zapytać, “several months” nie jest tak naprawdę długi czas dla innych, aby zdecydować (wiarygodnie), że jesteś kimś, kto poprosi w razie potrzeby.

Byłoby to szczególnie ważne, gdybyś przez większość czasu do w pełni rozumiał, o co jesteś proszony, i dlatego nie miał małej lub żadnej potrzeby, aby prosić o dalsze wyjaśnienia. Z punktów widzenia twoich kolegów, oni po prostu widzą “żadnych próśb o wyjaśnienie” - to miało dla nich znaczenie, czy to dlatego, że “boisz się” pytać, czy po prostu nie musisz pytać.

Wiele osób pomyli się po stronie bezpieczeństwa i umieści to zdanie, nawet jeśli nie jest to absolutnie konieczne.

Cautious raczej niż protekcjonalnie.

Linia nie próbuje dać ci pozwolenia na zrobienie czegoś, co i tak zrobiłbyś naturalnie (poproś o wyjaśnienie); to wskazówka, że autor nie tylko chętnie udzieli takiego wyjaśnienia, ale może również do pewnego stopnia oczekuje, że będzie ono potrzebne. Przeczytaj to bardziej jak “Zdaję sobie sprawę, że jest to nieco skomplikowane i że być może nie wyjaśniłem tego w najlepszy sposób; przepraszam z góry, jeśli tak jest”, ale bez tej jawnej i niezręcznej autodeprecjacji.

Jest to również częściowo użyte jako przyjemne, coś do pisania zamiast “ok bye” lub “do zobaczenia później”.

Pozwolę sobie dodać do innych odpowiedzi, że kultura zadawania pytań różni się w zależności od świata. Ludzie z różnych kultur mogą czuć się inaczej, jeśli chodzi o możliwość zadawania pytań.

Na przykład, mam wrażenie, że ludzie z USA są zazwyczaj bardzo otwarci w tym względzie - w rozmowach akademickich/wyborach widziałem amerykańskich studentów zazwyczaj zadają wiele pytań, na które również dostają odpowiedzi. Trochę inaczej jest w Europie Środkowej, a szczególnie w niektórych krajach azjatyckich, gdzie jest trochę niemiło zadawać pytania superiours (przeczytaj na przykład to pytanie: [ Jak uzyskać więcej współpracy od nauczyciela, który zniechęca ucznia do zadawania pytań, aby oczyścić go z dezorientacji? co dotyczy Indii).

“

Odniesienia do słów liczbowych (od Pierwszej do Piątej) nie mają na celu wskazania konkretnej kolejności, ale jedynie pomoc w zwróceniu uwagi na to, że pojawia się nowy, inny punkt.

Pierwsza , może wskazywać, że jesteś osobą, która jest gotowa przyjąć pytania (jak wiele innych odpowiedzi wskazuje).

Druga , może wskazywać, że rozpoznajesz, że sam temat może być trudny. W zasadzie zapraszasz ludzi, aby poświęcili trochę czasu na zagłębienie się w szczegóły, jeśli chcesz. Ale jeśli nie jest to pożądane, szanujesz czas ludzi, idąc dalej.

Trzecia , ludzie zazwyczaj nie mówią tego w środku bandy prostych stwierdzeń. Może to więc wskazywać, że skończyłeś mówić na jeden konkretny temat i że twój umysł zaczyna przechodzić do innego tematu, chyba że ktoś chce zatrzymać ten proces. Albo może to oznaczać, że bardzo poprzednie lub następne zdanie może być szczególnie trudne. Może to być grzeczny sposób powiedzenia: "Zastanów się przez chwilę, czy ten materiał był jasny. Jeśli coś nie ma sensu, wskaż to teraz, zanim przejdziemy do innego tematu.”

Czwarte , to może być użyte do wymowy. Jeśli wolisz Pepsi niż Coca-colę, możesz wymówić słowo Pepsi, a następnie wypowiedzieć to stwierdzenie, aby podkreślić, jak bardzo jest to ważne. “Ostatnim razem, gdy byłem w takim miejscu, nie dostałem tego, co zamówiłem. Czuję się jak Pepsi. Daj mi znać, jeśli coś jest niejasne.” Stwierdzenie może wydawać się nieco nieprzyjazne, ostrzegając odbiorcę zdania, ale to może być zamierzony rezultat.

Piąty . “Czy teraz mnie słyszysz? Czy mój głos jest zniekształcony? "Słyszysz mnie teraz? Daj mi znać, jeśli coś jest niejasne.”

Tak, niektórzy ludzie mogą żartować z osoby, która używa takiego stwierdzenia. A czasami może to być niestosowne, jeśli wygłaszaszasz proste stwierdzenia, które z dużym prawdopodobieństwem są jednoznaczne. Istnieje jednak wiele przypadków, w których takie stwierdzenie może być użyteczne.

Może być tu inna interpretacja, biorąc pod uwagę charakter interakcji pomiędzy IT / dostawcą usług.

Użyłbym tego rodzaju języka, aby przekazać coś w rodzaju:

“To jest prośba o pracę, której ukończenia oczekuję od odbiorcy. Mam wrażenie, że podałem wszystkie wymagane informacje do wykonania zadania i będę niezadowolony, jeśli wrócisz do mnie później z nieprawidłowymi wynikami lub stwierdzisz, że nie zrozumiałeś. Nie odpowiadając na pytania, akceptujesz tę pracę lub zadanie i potwierdzasz, że wszystkie wymagane informacje pomocnicze zostały dostarczone.”

To dużo podtekstów, ale o to mi chodzi w dodaniu ostatniego zdania - to naprawdę prosić odbiorcę o rozważenie, czy ta prośba o pracę jest czymś, co może być wypełnione / właściwe i poinformować nadawcę, jeśli tak nie jest.

Oznacza to, że:

• You are will’t spend the time to give the recipient clarifications
• You ** won’t look down on the them** for having such questions

**You may have the ability to indiscriminately ask questions when you’re confusion as mentioned in your original question, but if you do, this is a rare superpower rather than the norm.

Wyobraź sobie, że w jakiś sposób wejdziesz w kontakt mailowy z osobą, którą najbardziej podziwiasz na świecie i rozpoczniesz dogłębną dyskusję na temat filozofii życia. W swoim mailu do Ciebie nawiązuje on do wyrażenia z innego języka, z którym nie jesteś obeznany. Jaka będzie twoja pierwsza reakcja? Czy śmiesz marnować czas osoby, którą najbardziej szanujesz na świecie, aby zadać tak błahe pytanie? A może wolałbyś poświęcić swój własny czas na próby wyjaśnienia tego w sposób niepewny dla siebie?

Szczególnie w czasach, w których na niemal każde pytanie można odpowiedzieć sobie samemu, wyciągając z ogromnego wachlarza zasobów, którymi nieustannie dysponujemy, wewnętrzna debata, którą teraz ważymy, nie jest już

Co mogę zrobić, aby znaleźć odpowiedź?

ale przeszedł do

Jakie zasoby powinienem wykorzystać, aby znaleźć odpowiedź?

Powiadomienie ludzi, że byłbyś szczęśliwy będąc na szczycie ich listy może być niezwykle cenną informacją.

Osobiście mam tendencję do unikania tej formuły, ponieważ może ona pozwolić zamierzać myślimy, że drugi nie jest wystarczająco kompetentny, aby zrozumieć mój e-mail.

Raczej mówię:

Proszę dać mi znać, jeśli chcesz rozwinąć którykolwiek z powyższych punktów

Albo coś w tej linii, tak, że nie mam wątpliwości, że rozmówca jest w stanie zrozumieć moje słowa, ale raczej wykazuję się otwartością, aby dalej rozwijać mój choć do rozwiązania wszelkich obaw.

Wracając do twojego pytania, myślę, że uprzejmie jest zakończyć maila czymś w rodzaju tego, co zaproponowałem, z powodów podanych powyżej.

W 90% przypadków jest to prawdopodobnie przyjazny sposób, aby dać ci znać, że są otwarte na pytania.

Jednakże, w (miejmy nadzieję, że rzadkie) okazje, może również nosić podtekst, że “jeśli nie odpowiesz, nie zaakceptuję twojego braku zrozumienia mojego maila jako wymówki”.

Teraz oczywiście przypadkowy nieznajomy, który nie jest społecznie bezsensowny nie oznaczałby tego w ten sposób, ale jeśli jest to ktoś, kto ma jakąś władzę nad tobą, lub ktoś, komu w inny sposób dałeś powód, by sądzić, że możesz nie odpowiedzieć, jeśli instrukcje nie są w 100% krystalicznie czyste, to istnieje szansa, że może to być zamierzony podtekst. Musisz po prostu użyć zdrowego rozsądku i spojrzeć na otaczający Cię kontekst, aby wykryć, czy to może być to, co się dzieje.

Absolutnie warto zrobić, jeśli wyjaśniłeś coś nietrywialnego lub krytycznie ważnego!

Nigdy nie lekceważ dziwnych zawieszeń, nerwic, lęków, a nawet ogólnej świniowatości ludzi. Umiejętność zadawania pytań jest umiejętnością, z którą wielu z nas zmaga się. Znam ludzi z subtelnym lub niesubtelnym niepokojem o interakcje społeczne, którzy absolutnie obawialiby się zadawać pytania po tym, jak coś by im wyjaśniono. Sama jestem sobą.

Wiele razy w moim własnym życiu otrzymywałam wyjaśnienie, jak coś zrobić, byłam całkowicie zdezorientowana i/lub niepewna, jak postępować i nie byłam chętna prosić o wyjaśnienie. Rozpoznałem to wtedy, zrozumiałem, że to głupie nie pytać, ale jakaś część mnie po prostu odmówiła zadawania pytań. Nie chciałam sprawdzać cierpliwości drugiej osoby.

Prosząc ją o oddzwonienie do ciebie, dajesz milczącą zgodę na zadawanie pytań i podtrzymujesz dialog. Nie mogę przecenić tego, jak bardzo może to pomóc wygładzić ewentualne zawieszenia.

Poza względami uprzejmości, przyzwyczajenia czy chęcią sprawienia, że czytelnik będzie czuł się bardziej komfortowo zadając pytania (jak zaznaczono we wszystkich innych świetnych odpowiedziach), czasami włączam tego typu rzeczy, ponieważ sprawia to, że me staje się bardziej efektywna.

Zgaduję, że to stwierdzenie może nie mieć większego sensu dla niektórych ludzi, więc pozwól mi wyjaśnić, co mam na myśli. Jestem osobą, która uważa bycie jasnym i dokładnym w mojej komunikacji za bardzo ważne. Jestem również trochę perfekcjonistą. Pomiędzy tymi dwiema rzeczami, często poświęcam znaczną (i prawdopodobnie niepotrzebną) ilość czasu na pisanie i przepisywanie dokumentu lub e-maila, próbując wyraźniej komunikować się z czytelnikiem dokładnie to, co mam na myśli. W większości przypadków jest to jednak strata czasu. Intelektualnie, wiem, że różnica między tymi “szybkimi” mailami a tymi, których skomponowanie zajmuje znacznie więcej czasu jest stosunkowo niewielka i prawdopodobnie byłem wystarczająco jasny przy pierwszym szkicu, ale jeśli nie poświęcę tego dodatkowego czasu na przeglądanie i poprawianie, mam tendencję do ogólnego zaniepokojenia tym, jak dobrze się komunikowałem. Dodanie dodatkowej linijki, takiej jak ta, o którą pytasz, może pomóc mi przezwyciężyć uczucie, że e-mail, który mam zamiar wysłać, nie jest “na moim poziomie”. Jak zaznaczasz, jest to prawdopodobnie nieistotne dla większości osób, do których wysyłam emaile w pracy, ale jest również nieszkodliwe i daje mi pozwolenie na kliknięcie “wyślij” i przejście do następnej rzeczy.