Jak mogę uniknąć bycia protekcjonalnym, kiedy mówię współpracownikowi, że nie mogę teraz pracować nad jakimś problemem?

Myślę, że twoim problemem jest słowo “luksus”. Nie tylko linia by płynęła równie dobrze, gdybyś ją wyciął, ale to insynuuje, że osoba wysyłająca ci maile nie jest tak zajęta jak ty. Prawdopodobnie przyjmuje się, że “nie każdy ma taki luksus wolnego czasu w pracy, jak ty”, czego, jak sądzę, nie próbujesz przekazać.

Zamiast tego, ta linia mogłaby zostać przepisana (usuwając zbędne “obecnie” i “teraz”) jako:

Cześć Bob,

Nie będę mógł teraz przyjrzeć się tej sprawie, ponieważ jestem bardzo zajęty projektem o wysokim priorytecie.

Jednak nawet to może być odebrane jako obraźliwe! Niestety, ludzie nie są tak mili w pracy jak maszyny. Nie ma sposobu na wywołanie bob.reply(ggiaquin16.busy, false);. Dopóki dobrze jest usunąć emocje i utrzymać emaile w pracy na obiektywnym poziomie, musisz również uważać, aby nie być bez emocji - zawsze jest miejsce na bycie grzecznym!

Jako taki, w rzeczywistości zmodyfikowałbym linię dalej, aby dodać przeprosiny, ponieważ jest to grzeczna rzecz do zrobienia, gdy powodujesz niewygody. Pomoże to również wprowadzić do reszty twojego maila, gdzie zasugerujesz rzeczy, które możesz _zrobić, mimo że jesteś zajęty.

Cześć Bob,

Przepraszam, ale nie będę mógł teraz przyjrzeć się tej sprawie, ponieważ jestem bardzo zajęty projektem o wysokim priorytecie. Jednakże, … {pomocne rzeczy tutaj}

Wiem, że mówisz, że lubisz “cięcie puchu” (i mogę się odnieść!), ale dodanie tych pierwszych 2 malutkich słów robi całą różnicę, gdy chodzi o interakcję międzyludzką.

• *

Chciałbym dodać, że wolę używać cyfr mowy w mailach takich jak te. Mogę więc powiedzieć:

Cześć Bob,

Przepraszam, ale nie będę mógł teraz przyjrzeć się tej sprawie jak moje wiadro jest pełne z projektem o wysokim priorytecie. Jednakże, … {pomocne rzeczy tutaj}

(akcent na postać mowy)

Jednakże, należy być ostrożnym z tym. Podczas gdy dobrze zrozumiała postać może pozwolić na lepszy odbiór Twojego maila, niewłaściwie użyta postać może Cię zranić. Tak właśnie dzieje się z Twoim “luksusowym” użyciem w oryginalnym mailu.

Musisz pracować nad swoimi umiejętnościami komunikacji pisemnej.

Bycie logicznym i rzeczowym nie ma z tym nic wspólnego. Sugerujesz, że nie możesz być logiczny i rzeczowy, a także taktowny w swoich mailach. To po prostu nieprawda.

Spójrzmy, dlaczego przykład był błędny:

luksus czasu

Czas spędzony na wykonywaniu swojej pracy nie jest luksusem. Zwrot ten oznacza, że każdy, kto może zaoszczędzić środki na wykonanie zadania, w jakiś sposób pracuje w luksusie, podczas gdy Ty pracujesz poza domem.

Mówisz również:

Staram się wykonać projekt o wysokim priorytecie

Oznacza to, że prośba Boba szkodzi Twoim wysiłkom, aby wykonać zadanie, które, jak twierdzisz, jest warte więcej niż praca Boba.

Przestań. Te szczegóły to tylko Twoje opinie. Twierdzisz, że nie lubisz puchu, ale używanie słów takich jak “luksus” i uwzględnianie znaczenia Twojej pracy jest puchowe.

Gdy już wycinasz nieistotne szczegóły, skup się na przekazywaniu przyjaznego otoczenia.

Prawidłowa, uprzejma komunikacja jest częścią Twojej pracy. Klimat polityczny jest nieistotny.

Skup się na pozytywnych zdaniach:

Cześć Bob, chciałbym, ale jestem obecnie związany w innym projekcie. Czy to zadanie może poczekać, aż się trochę uwolnię? Może w [X] [dni/godziny]?

Włączenie konkretnych dat i godzin pomaga Bobowi ustalić, że Twój e-mail był szczery. Jeśli po prostu odpowiesz “Nie mam czasu”, będzie to wyglądało jak “Odejdź i nie podsłuchuj mnie”. Mówiąc wprost, to czyni Cię złym pracownikiem.

Ta rada nie jest specyficzna dla Twojej pracy. Twoja firma nie powinna mieć wyznaczonych ról dla tych e-maili, ponieważ ich pracownicy są niezdolni do właściwej interakcji z ludźmi.

• *

ważna uwaga: Spójrz prawdzie w oczy. Twój e-mail był protekcjonalny. Nie chciałeś tego zrobić. To dobrze. Błędy się zdarzają. Jesteśmy tu, by się uczyć. Ale musisz zaakceptować fakty tutaj, żebyś mógł przejść dalej.

Pomocne wskazówki:

• Fakty nie zawsze są przydatne.* Priorytet twojej pracy jest nieistotny, chyba że zapytasz konkretnie, nawet jeśli jest to prawda. Włączaj je tylko wtedy, gdy są potrzebne, nigdy wcześniej.
• Jeśli nie przekazujesz swoich intencji, otwierasz swoje słowa na interpretację. Zawsze mów, co masz na myśli i wyjaśniaj swoje racje, jeśli są one niejednoznaczne.
• Trochę “puchu” idzie daleko w kierunku grzeczności. Jednak tak naprawdę nie jest to puszyste. Używanie słów w tekście, które wyjaśniają Twoje emocje, jest substytutem Body Language i jest bardzo ważne, jeśli dodają one wartości do interpretacji drugiej osoby.
• Tekst ma ton. Język angielski jest wystarczająco obszerny, aby wyrazić siebie. Używaj go mądrze i weź pod uwagę swoją kulturę, jak również Konotacja . Jeśli Twój tekst jest tak zwięzły, że traci swoje intencje, nie jest zwięzły, jest słabnący.
• Nikt nie ma umiejętności czytania Twojego umysłu przez komputer. Jedyne co mają, to to co piszesz. Nie muszą rozgryźć twoich intencji. Jeśli każesz im to robić, nie tylko możesz być w tarapatach, kiedy oni biorą to w złą stronę, ale także marnujesz ich czas próbując to rozpracować.
• Niektórzy ludzie są w tym lepsi od innych. Jeśli ciągle masz problemy z wyrażaniem siebie za pomocą poczty elektronicznej, najdź sposób na rozmowę z drugą osobą twarzą w twarz.

Jeśli naprawdę nie starasz się być protekcjonalny, to będziesz musiał współpracować z szefem, aby wymyślić sposób na przeredagowanie swoich e-maili. Na przykład, zamiast mówić ludziom, że

“nie masz czasu, żeby się temu teraz przyjrzeć”

Twój szef może zasugerować, żeby powiedzieć coś w stylu

Pracuję nad projektem o wysokim priorytecie, któremu nie czuję, że mogę przerwać. Czy mógłbyś skontaktować się z (moim szefem) z tą sprawą i poprosić go, aby powiedział mi, jaki priorytet należy nadać temu projektowi?

Innymi słowy, nie mówisz nadawcy, że jego problem jest nieistotny (co sugerował Twój oryginalny e-mail). Zamiast tego mówisz, że Twój szef będzie musiał zadzwonić, czy to rozsądne, aby zmienić to, nad czym pracujesz.

Innym podejściem, które możesz spróbować jest to, że kiedy piszesz taki email, spróbuj sobie wyobrazić, że you wysłałeś oryginalną prośbę, i że jest ona ważna dla Twojej pracy. Co sądzisz o odpowiedzi, którą wysyłasz?

Kilka fragmentów wydaje mi się problematycznych w tym fragmencie:

• Sformułowanie “luksus czasu” może sugerować, że myślisz, iż radzenie sobie z tym problemem jest tylko “luksusem”, podczas gdy druga osoba może uznać to za konieczność. Z ich punktu widzenia, właśnie zminimalizowałeś coś niepokojącego. Osobiście uważałbym to za obraźliwe; to nie jest tak naprawdę “luksus”, aby wykonywać pracę, prawda? Jeśli chcesz zachować ten ogólny zwrot, może zmień go na po prostu

• Zakończenie “Staram się wykonać projekt o wysokim priorytecie” również może być wzięte w niewłaściwą stronę, co sugeruje, że druga kwestia ma niski priorytet. Może jest to hojna interpretacja, ale nie sądzę, aby to sformułowanie pomogło. Mnie by to nie przeszkadzało, ale innym - w tym twoim współpracownikom - może nie. Możliwa zmiana frazowania byłaby

• Ogólna zwięzłość tego wyrażenia. Ja… może źle sobie z tym poradziłem w mailach, które pisałem, i ostatnio staram się to naprawić. Jeśli to zdanie jest tylko częścią maila, który poświęciłeś na zajęcie się tą sprawą, to okaże się to dość niegrzeczne.

Poza zastąpieniem lub usunięciem tych dwóch pierwszych problematycznych zwrotów, sugerowałbym rozszerzenie tego fragmentu o tylko trochę więcej.1 Możesz, na przykład, dodać na

Postaram się do tego dojść, kiedy będę miał więcej czasu - napisz do mnie ponownie za dzień lub dwa, jeśli nie będę mógł się do tego zabrać wcześniej.

, który pokazuje, że zależy Ci na problemie i pomoże, kiedy będziesz mógł. Robię to w miarę możliwości. Sprawia, że druga osoba czuje się dobrze, bo wie, że nie zapomniałaś, sprawia, że czujesz się dobrze, bo przeszłaś część drogi do pomocy komuś, a twój szef czuje się dobrze, bo pracownicy pomagają sobie nawzajem i załatwiają sprawy. To jest wygrana-win-win-win!

Nie zaszkodzi wspomnieć o tym współpracownikom, jeśli zobaczycie ich później, i tylko powtórzyć, dlaczego nie możecie pomóc teraz, ale będziecie mogli później.

Zazwyczaj lubię trochę rozwinąć tę kwestię, mówiąc o tym, co zrobię w przyszłości. Na przykład, partner z laboratorium wysłał mi ostatnio maila z pytaniem, czy wykonałem już jakieś analizy na danych z spektroskopii, które otrzymaliśmy i czy jego obliczenia wydawały się prawidłowe. Cieszę się, że nie napisałam:

Nie, nie napisałam. Pracuję teraz nad cotygodniowym zestawem problemów.

Zamiast tego, napisałam coś w stylu

Przepraszam, nie miałam jeszcze czasu! Jutro zajmę się tym bardziej szczegółowo, ale jeśli sprawdzisz linie spektralne na X, Y i Z nm, możesz uzyskać dobrą diagnostykę, czy nasze linie pasują do modelu. Odezwę się do Was, gdy to sprawdzę.

To trochę bardziej uspokajające niż pierwszy wybór, prawda?

Jeśli chcesz poprosić swojego menedżera o opinię na temat Twojego kolejnego maila, to może nie być zły pomysł. Zwrócili uwagę na pewien problem i pokazanie im, że pracujesz nad nim buduje zaufanie bardziej niż cokolwiek innego. Może to jest przesada, a może nie, wszystko zależy od Ciebie. Komunikacja jest naprawdę ważna. Upewnij się, że dobrze to zrozumiałeś.

• *

1 Wyjaśniłeś, że Twój oryginalny e-mail zawierał kilka akapitów mówiących o problemie! To świetnie. Wygląda na to, że zrobiłeś to dobrze. Posiadanie tylko krótkiego e-maila było na początku moim głównym zmartwieniem. W tym momencie jedyne, czym musisz się martwić, to konkretne sformułowanie, o którym mówiłem na początku odpowiedzi.

Jest to protekcjonalne, ponieważ mówi “Moje rzeczy są ważniejsze od twoich”.

Lepszym podejściem byłoby stwierdzenie w dość neutralny sposób, że masz aktualny priorytet, który został ci przydzielony (niezależnie od tego, jaki organ wyznaczył ci ten priorytet) i poproszenie wnioskującego o wysłanie go do (niezależnie od tego, jaki organ wyznaczył ci priorytety).

Korzyścią z tego jest to, że nie może być interpretowane jako rywalizacja macho pomiędzy tobą a wnioskującym. Może się okazać, że ** rzeczy twojego szefa** są ważniejsze od rzeczy tej drugiej osoby, w tym przypadku to od twojego szefa, a nie od ciebie, zależy, czy przekażesz je w zgrabny sposób. Albo ktokolwiek to jest, kto dał ci swoje priorytety.

Uratuje cię od złożenia oświadczenia, które brzmi, jakbyś oceniał ich potrzebę bycia mniej ważnym. To właśnie było w tym protekcjonalne.

Pamiętaj też o tym: Niepotrzebnie kwiecisty język bardzo często niesie ze sobą niezamierzone znaczenia.

“Nie będę w stanie tego zrobić przed upływem terminu name-of-project” kontra “Nie mam luksusu, moja praca ma wysoki priorytet”. Dla kogoś, kto “w dużej mierze biegnie po stronie logicznej/faktycznej”, umieściłeś tam kilka niepotrzebnych komunikatów.

I zrobiłeś to językiem, który wywołuje emocje (“luksus” wywołuje hedonizm) i osobisty osąd (wszyscy oprócz Was nazywaliście ich pracę nieważną), a nie nagimi, niedbałymi faktami (Wasza prosta niedostępność i brak swobody ruchów).

Zachowajcie prostotę, używajcie małych słów, jest mniej prawdopodobne, że spowoduje to niezamierzone postrzeganie.

Cześć Bob, nie mam teraz czasu, żeby się temu przyjrzeć.

Nie sądzę, żebyś tak pisał do matki lub ojca, prawda?

Nawet gdybyś tak pisał, czy napisałbyś tak, gdybyś napisał list kondolencyjny (np. do wdowy po wojnie)?

Najwyraźniejszym przykładem, który przeczytałam, o różnych tonach pisania, jest Bryn Mawr Commencement Address (1986) – Polecam, aby chociażby po to, by zobaczyć, jak duża różnorodność jest możliwa – i jak pisać w sposób, który wydaje się znajomy lub bliski: zamiast odległy i wyniosły, i starając się ukryć emocje i długotrwałe relacje osobiste i tak dalej na rzecz “obiektywnej prawdy”.

Również nie pytałeś o to (tzn. pytałeś tylko o “ton”), ale treść też nie jest szczególnie pomocna: brzmi jak krytyka (tzn. “zabierasz mi czas”), ale nie jak konstruktywna krytyka (tzn. co powinni robić zamiast tego? ) – zostawiłeś czytnik w impasse.

Bardziej pomocne może być powiedzenie czegoś w stylu: “Obawiam się, że zbadanie tego prawidłowo zajmie mi około 8 godzin zanim odpowiem – jeśli chcesz, czy mógłbyś to zaplanować z moim menadżerem? Bo nie sądzę, żebym mógł znaleźć czas, inaczej.”

Twoja reakcja wydaje się być protekcjonalna, głównie dlatego, że wywołuje ona “przestań mi przeszkadzać, nie mam na to czasu”, który może być taki, jak się wtedy czułeś.

Łatwo jest pozwolić, aby to zakradło się do twojej komunikacji, nawet jeśli nie masz tego na myśli w ten sposób.

Nie sądzę, abyś musiał tego spieprzać lub niańczyć osobę, która wysłała Ci e-maila; ale możesz pominąć to, co czujesz i zareagować w sposób rzeczywisty:

Cześć Bob,

Jestem zajęty pracą nad X, jeśli to pilne, poinformuj o tym mojego szefa, w przeciwnym razie dojdę do tego tak szybko, jak to możliwe.

Krótki, słodki, rzeczowy, neutralny i nie protekcjonalny. Kluczem jest uchwycenie tego, jak się wtedy czujesz i pomijanie wszelkich domysłów i założeń dotyczących ich sprawy. Skup się wyłącznie na tym, kiedy możesz się tym zająć i na niczym więcej - w końcu to wszystko, co naprawdę chcą wiedzieć.

Daje to również Twojemu szefowi możliwość zadzwonienia do priorytetów, ponieważ zawsze jest szansa, że jest to ważniejsze niż to, nad czym pracujesz.

Tak więc, jeśli chcesz nadal tam pracować, masz prawdziwy problem. Jeśli twój menedżer dwukrotnie rozmawiał z tobą o tym, że jesteś postrzegany jako niegrzeczny wobec współpracowników, masz problem, duży, większy niż twój problem techniczny. Problemem nie jest to, jak inni interpretują Twój ton, problemem jest to, co piszesz.

Większość innych już zamieszczonych odpowiedzi jest prawdziwa i ma dobre strony.

Oto dwie, które podkreślę:

1. Bycie prawym/logicznym nie jest usprawiedliwieniem dla Twojego tonu. Mówiąc wprost: zaczynasz sprawiać, że Twój menedżer źle postrzega swoją pracę.

2. Twoja postawa faktycznie pojawiła się w mailu… dokładnie. To, co _tak naprawdę myślałeś/aś, ale nie zamierzałeś/aś napisać, _przeszedłeś/aś do tej osoby. Dobra wiadomość jest taka - nie jesteś w tym tak zły jak myślałeś/aś (nie sarkazm).

Moja rada: Następnym razem, gdy będziesz musiał napisać e-mail do kogoś, kim jesteś zirytowany, naciśnij odpowiedź, wyczyść pola To i CC, a następnie napisz e-mail. Zapisz go jako szkic i umieść coś w swoim kalendarzu, aby spojrzeć na niego godzinę później.

Gdy się uspokoisz, przeczytaj go ponownie. Jeśli nie jesteś z niego zadowolony, napisz go ponownie. Powtórz za godzinę.

Gdy będziesz zadowolony - wydrukuj go i zabierz do swojego szefa. Powiedz coś w stylu: “Wiem, że wcześniej miałem problemy z moim tonem w mailach. Możesz spojrzeć na to naprawdę szybko i zobaczyć, czy zrobiłem to lepiej?” Nie wypowiadaj się w sposób defensywny na temat tego, co mówi - chcesz, aby było to dla ciebie okazją do nauki - bądź zdolny do nauki!

Byłem tam, gdzie ty. Jesteś prawdopodobnie w znacznie większych kłopotach, niż ci się wydaje.

Dostawałem wiele presji… jednocześnie trzymając pewne korzyści jako zakładnik na podstawie [projektu] ukończenia.

Nie wiem, co to oznacza, chyba że mówią, że nie możesz wziąć PTO, dopóki nie skończysz. Tak czy inaczej, brzmi to jak dobre oddzielne pytanie dla miejsca pracy.SE

HTH

Zaakceptowałeś już odpowiedź, a samo sformułowanie zostało przeanalizowane na śmierć przez inne odpowiedzi, ale i tak dodam tę odpowiedź, ponieważ może ci ona pomóc. Konkretnie, mam 2 rady.

Po pierwsze:

Zamierzałeś, aby twoje sformułowanie było rzeczowe. Powiedzmy, że ma ono neutralny ton; to właśnie zamierzałeś. Skąd więc wziął się ten negatywny ton, kiedy czytelnik go zinterpretował? Od czytelnika, oczywiście. Teraz prawdziwym pytaniem jest “dlaczego?”. Twój czytelnik mógł to odczytać z pozytywnym lub neutralnym tonem. Mógł dać ci korzyść z wątpliwości co do postrzeganego negatywnego brzmienia. Nie zrobił tego.

Bardzo często kiedy czytam maile, słyszę w głowie głos pisarza. Podejrzewam, że albo twoja relacja F2F z czytelnikiem, albo twoja reputacja w biurze doprowadziła czytelnika do negatywnej interpretacji twoich słów.

Więc oprócz wszystkich innych rad dotyczących tego, jak mogłeś to inaczej sformułować, proponuję, abyś pracował nad swoimi relacjami i reputacją. Konkretnie, zacznijcie od tego, że pójdziecie do czytelnika i przeprosicie go za to, że go zdenerwowaliście lub że wydajecie się oczerniać jego projekt. Następnie zacznij zwracać uwagę na swoje interakcje F2F (na spotkaniach, w pokoju na przerwę, w holu, …) i upewnij się, że nie zawsze schodzisz jako Dr No. Szukaj możliwości, aby wyraźnie być miły.

Drugi:

Mądry człowiek kiedyś powiedział mi, że można uciec od mówienia prawie wszystkiego, jeśli mówisz to z uśmiechem. Rozważ więc dosłownie dodanie do swoich e-maili buźki z uśmiechem, kiedy ton może być źle zrozumiany. A jeśli następnie ponownie przeczytasz i okaże się, że buźka jest w sprzeczności ze słowami, to jest to wskazówka, aby przerobić sformułowanie.

Zgaduję, że Bob wyciągał rękę nie dlatego, że Bob oczekuje, że porzucisz wszystko, ale dlatego, że musi wiedzieć, kiedy zostanie to zbadane i zrobione.

“Cześć Bob, problem, który zgłosiłeś, znajduje się w naszej kolejce do pracy i zostanie zbadany przez {ETA}, a na podstawie ustaleń zostanie dostarczony ETA do rozwiązania.”

Brak systemu biletowego, kierowników projektów, a nawet zespołu prowadzi, staje się obowiązkiem każdego, kto zarządza pracą i komunikuje się z interesariuszami. Nie trzeba wyjaśniać, dlaczego praca konkurencyjna ma pierwszeństwo przed żądaniami Boba, dopóki Bob nie wróci z odpowiedzią wskazującą, że oczekuje, iż sprawy potoczą się szybciej niż Ci się wydaje.

W międzyczasie powinieneś skonsultować się ze swoim menadżerem, aby w przypadku odepchnięcia Boba być gotowym do udzielenia odpowiedniej odpowiedzi, którą Twój szef będzie wspierał. Jest to naprawdę sprawa miejsca pracy, więc nie będę szedł dalej i wrócę do stosowanego stylu komunikacji.

Powiedzenie, że nie masz “luksusu czasu” będzie słabo odbierane, ponieważ oznacza, że jesteś jedynym w firmie, który musi żonglować piłkami. Prawdopodobnie zostanie to również odebrane, ponieważ masz niechęć do Boba. Chociaż nie powiedziałeś “nie mam takiego luksusu czasu jak ty”, odbiorca prawdopodobnie wypełni to w wiadomości.

Wyjaśnienie, że prośba Boba jest mniej ważna niż inne prace, prawdopodobnie odciąży odbiorcę. Istnieją lepsze sposoby, aby to wyrazić, ale naprawdę nie sądzę, abyś musiał tam iść, dopóki Bob nie wróci, aby naciskać, by prośba została przyspieszona.

Ale jeśli dojdziesz do tego mostu, odpowiedź ta powinna brzmieć: “Rozumiem, że to jest ważne dla Ciebie i dla nas też jest ważne. Wyzwanie polega na tym, że inny projekt został zdeterminowany, aby być natychmiastowym priorytetem w stosunku do żądań tego rodzaju”

Nie zagłębiałabym się w szczegóły w tym momencie i czekałabym jeszcze raz, aby zobaczyć, czy Bob jeszcze bardziej popycha się do przodu. Jeśli jednak do tego dojdzie, nadszedł czas, aby porozmawiać z Bobem o rzeczywistym wpływie jego prośby na biznes. Możliwe, że Twoje zrozumienie problemu doprowadziło do tego, że Ty i Twój zespół nie doceniacie znaczenia tego problemu. Jeśli tak się stanie, być może naprawdę będziesz musiał potraktować prośbę Boba jako priorytet. Ale rozmowa z Bobem o wpływie jego prośby na biznes pomoże mu również zrozumieć, że nie jest ona tak ważna.

Kilka innych wskazówek, o których warto wspomnieć. Podczas całej komunikacji, trzymaj się z dala od słów i zwrotów, które są agresywne i skierowane do Boba. Na przykład mówienie o problemie jako o “twoim” problemie lub problemie (nie zrobiłeś tego, tylko podałeś przykład tego, co byłoby agresywnym sformułowaniem). Użyj empatii dla pozycji Boba i prawdopodobnie Bob będzie również empatyczny dla pozycji, w której się znajdujesz. Używaj słów i zwrotów, które malują obraz ciebie i Boba będących w tym samym zespole, aby wspólnie rozwiązać ten problem bez szkody dla firmy gdzie indziej.

Bob może nie przejmować się zbytnio konkurencyjnym projektem. Miej swoje kaczki w rzędzie tak, że jeśli to się eskaluje, ponieważ ty i Bob nie może zgodzić się na pierwszeństwo przed konkurencyjnym projektem, że kiedy jest kopnięty do ludzi, którzy dbają o obu, decyzja idzie na twoją korzyść. Jeśli tak się stanie, chcesz, aby Bob zastanowił się nad twoimi interakcjami, odważnie starał się pomóc Bobowi uniknąć niepowodzenia tej eskalacji; i nie rzucaj piłką, gdy to się stanie. Zamiast tego, potraktuj to jako okazję do nauki, której celem jest pomoc kolejnemu Bobowi w uniknięciu tego samego rezultatu.

Wiele innych odpowiedzi już prawidłowo wskazuje, dlaczego to, co powiedziałeś brzmiało niegrzecznie. Chcę zająć się bardziej fundamentalną kwestią. Istnieje reguła w komunikacji, która mówi, że odpowiedzialność za ludzi rozumiejących przekaz nie jest odpowiedzialnością dzieloną równo pomiędzy nadawcę przekazu i odbiorcę. Zamiast tego odpowiedzialność za to, by komunikat był jasny i jednoznaczny, spoczywa wyłącznie na nadawcy komunikatu. To nie do odbiorcy wiadomości należy próba określenia, co zamierzasz. Jeśli coś w Twojej wiadomości może być zinterpretowane na kilka różnych sposobów, nie obwiniaj odbiorcy, jeśli przyjął to w inny sposób niż zamierzałeś.

W Twoim pytaniu wydaje się, że chcesz uzasadnić swoje działania jako “wycinanie puchu”, ale problem polega na tym, że kiedy to robisz, możesz skrócić swoją wiadomość, ale wtedy zwiększasz jej niejednoznaczność. Odpowiednia ilość efektywnej nadmiarowości w przekazie zwiększa prawdopodobieństwo, że odbiorca zinterpretuje jego znaczenie zgodnie z twoim zamiarem. Jeśli zdecydujesz się nie uwzględniać tego w wiadomości, to jesteś odpowiedzialny za to, że odbiorca otrzymał inną wiadomość niż ta, którą zamierzałeś. Oczywiście zdarza się, że bez względu na to, co zrobisz, odbiorca źle zrozumie wiadomość, ale powinieneś postarać się to zminimalizować.

Zmiękczacze słowne i uprzejmość sięga daleko w kierunku stworzenia właściwej atmosfery, w której odbiorca nie będzie zgłaszał twojego emaila jako niegrzecznego, nawet jeśli uważa, że był niegrzeczny. Jeśli zdecydujesz się je pominąć, robisz to na własne ryzyko.

Wydaje się, że unikasz przejęcia odpowiedzialności za tę sytuację. Jeśli nie poprawisz tego teraz, następne wykroczenie może skutkować utratą pracy lub formalnym ostrzeżeniem pewnego rodzaju. Gorąco zachęcam, abyś to naprawił, aby do tego nie doszło ponownie. Zachęcam również do rozważenia, czy w twoim najlepszym interesie leży kontynuowanie pracy w miejscu, w którym się teraz znajdujesz. Wydaje mi się, że twój menedżer może mieć już dość i w końcu może po prostu chcieć wydostać cię z organizacji. Nie ma mnie tam, więc nie wiem, czy tak jest, czy nie, dlatego sugeruję, abyś rozważył taką możliwość.

Być może możesz skorzystać z pomocy przyjaciela, który tam pracuje, aby przeczytał twoje maile, zanim je wyślesz.

Rozwiązaniem, choć tak naprawdę nie odpowiada ono na Twoje pytanie, jest przekazanie prośby do Twojego szefa i poproszenie go, aby zdecydował, czy jest to wyższy priorytet niż praca, którą obecnie wykonujesz. Jeśli tak nie jest, może on zdecydować się na przydzielenie pracy komuś innemu z twojego zespołu lub wrócić do osoby, która prosi o jej wykonanie, albo do jej kierownika i wyjaśnić, że dział jest zbyt zajęty, w którym to momencie kierownicy mogą albo się z tym spierać, albo iść do bardziej zaawansowanego kierownika, aby dokonać arbitrażu.

Odwrócenie się i odpowiedź na ważną prośbę o pracę w sposób “nie, jestem zbyt zajęty” nigdy nie będzie wydawać się niegrzeczne, protekcjonalne lub (w najlepszym razie) słabe. Jeśli praca wymaga wykonania someone needs to do it.

Jeśli zgłoszenie isn’t valid (perhaps because the person requesting the work shouldn’t actually be making requests of this type) then raising it with your boss (and thus indirectly the requester’s boss) will stop the situation arising again.